Functie
Functie
Als bestuursondersteuner maak je, samen met vier collega-bestuursondersteuners, onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen en vervul je een belangrijke rol in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
Taken en verantwoordelijkheden
Agendabeheer: beheren van complexe agenda's van de wethouders en prioriteren op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen; proactief inspelen op wijzigingen.
Vertrouwelijke correspondentie: verzorgen van vertrouwelijke correspondentie.
Ondersteuning bestuurlijke processen: signaleren van urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille; signaleren van actiepunten en vooruit plannen van werkzaamheden; meedenken over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.
Eerste aanspreekpunt: fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.
Afstemming en samenwerking: afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.
Vergaderingen en documenten: organiseren en voorbereiden van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.
Werkomgeving en profiel
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn vanzelfsprekende onderdelen van de functie.
Gewenste eigenschappen: doortastend, assertief, beschikt over een gezonde dosis humor; behoudt overzicht en kan adequaat handelen wanneer omstandigheden wijzigen of prioriteiten verschuiven.OrganisatieSoest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie.De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. We vormen samen met 300 professionals onze organisatie.Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.
Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders, waarbij je een belangrijke rol vervult in de afstemming tussen bestuur, organisatie en externe relaties.
Eisen
- Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent
- Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers
- Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie
Gunningscriteria
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen
- Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point
Extra informatie
Competenties
Bestuurlijke sensitiviteit
Organisatie sensitiviteit
Integriteit
Plannen en organiseren
Omgevingsbewustzijn
Communicatieve vaardigheden
Samenwerken
Proactiviteit
Stressbestendigheid
Accuratesse
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 1 oktober 2026
Je sollicitatie dient uiterlijk 28 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
