Functie
Functie
Positie: Tijdelijke procesondersteuner / managementassistent
Als procesondersteuner/managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Belangrijkste werkzaamheden
Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
Beheer van de gezamenlijke mailbox
Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
Meedenken over procesverbeteringen
Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
Postbeheer
Samenwerking
Je werkt nauw samen met de andere procesondersteuner en ondersteunt leidinggevenden binnen de afdeling bij hun dagelijkse werkzaamheden.OrganisatieNieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Eisen
- Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
- Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
- Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
- Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht
Extra informatie
Competenties
Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen
Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen
Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente staan gepland op maandag 5 oktober 2026 tussen 11:00 uur en 16:00 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
