Functie
Functietitel
Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer
In het kort
Maak het verschil als coördinerend adviseur door operationele aansturing te combineren met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.
Opdrachtomschrijving
Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatiesvraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Werkzaamheden
Operationele aansturing: Dagelijkse leiding van het team Informatiemanagement; verdelen van werkzaamheden, stellen van prioriteiten en bewaken van voortgang, kwaliteit en samenhang.
Advisering: Adviseren van de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en inrichting van werkprocessen.
Inrichting en beheer: Inrichten en beheren van SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren binnen de toegekende bevoegdheden.
Procesanalyse en migratie: Analyseren van informatie- en werkprocessen, ondersteunen van migratie- en implementatietrajecten en doen van voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
Resultaten — korte termijn
Inzicht in werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
Een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur is ingericht.
Belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen informatie- en archiefprocessen zijn in kaart gebracht.
Resultaten — langere termijn
Dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.
Interessante en onderscheidende projecten
Optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
Begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
Analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen complexe en langlopende projecten.
Dit doe je op een gemiddelde dag
Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze binnen de toegekende bevoegdheden.
Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.
OrganisatieGemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever
Over Zuidas/ZuidasdokZuidas
Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.
Zuidasdok
Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:
Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid
Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid
Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel
Herinrichten openbare ruimte stationsgebied
De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.Eisen(Werkgever van) kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staanDe aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie te staanDe aangeboden kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen te staanDe aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau te staanDe aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd
Gunningscriteria
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden te staan
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen te staan
- De aangeboden kandidaat combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers te staan
Extra informatie
Competenties
Analytisch vermogen Gevorderd niveau
Kwaliteitsgerichtheid Gevorderd niveau
Groepsgericht leidinggeven Gevorderd niveau
Coachen Gevorderd niveau(Aan)sturen Gevorderd niveau
Resultaatgerichtheid: Gevorderd niveau
Interview Datum
z.s.m. na sluiting
Je sollicitatie dient uiterlijk 26 oktober 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
