Functie
Documentalist
Locatie: Utrecht
Over de functie
Als documentalist beheer je het digitale projectarchief en ondersteun je projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming. Je helpt hen hun taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren en draagt zo bij aan een voortdurende verbetering van de informatiehuishouding.
Wat ga je doen?
Documenten registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren op vertrouwelijkheid.
Het ordeningsplan en de ordeningsstructuur actueel houden.
Dossiers waarderen, selecteren en beheren.
Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden, en autorisaties verlenen en intrekken.
Standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem maken.
Projectmedewerkers instrueren, trainen en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
Documenten en (sub)dossiers toevoegen, ordenen, muteren en verplaatsen.
Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
Informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen, onder meer door post- en e-mailstukken te routeren.
Storingen melden en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en doorgeven.
De benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen voor documentbeheer actueel houden.
Resultaat
Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
Wat breng je mee?
Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
Meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
Beheersing van de Nederlandse taal.
Pré’s
Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
Eisen
- De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
- De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal
Gunningscriteria
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Extra informatie
Competenties
Analytisch vermogen en het kunnen leggen van verbanden.
Een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Een praktische, oplossingsgerichte aanpak.
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
Goed kunnen luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
Een proactieve instelling.
Plannen en organiseren, en zelfstandig het werk en deadlines kunnen bewaken.
Bereidheid om te leren en inzichten toe te passen in het werk.
Zelfstandigheid, initiatief en het vermogen collega’s op te zoeken wanneer dat nodig is.
Je sollicitatie dient uiterlijk 28 oktober 2026 om 10:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
