Functie
Vacature: Administratief Medewerker ESF-subsidieadministratie
Je bent een nauwkeurige en proactieve administratief medewerker, verantwoordelijk voor het volledige beheer van de ESF-subsidieadministratie. Je zorgt ervoor dat subsidieaanvragen correct worden uitgevoerd, de projectadministratie op orde is en dat je ondersteunt bij de einddeclaraties zodat deze tijdig, juist en volledig worden verantwoord. De werkzaamheden worden volledig zelfstandig uitgevoerd.
Werkzaamheden
Je verwerkt weekstaten.
Je ziet toe op de juiste invulling van de weekstaten.
Je bewaakt de tijdige verwerking van weekstaten in de administratie.
Je verzamelt, controleert en archiveert bewijsstukken en deelnemersadministraties digitaal conform ESF-richtlijnen.
Je stelt voortgangsrapportages op.
Je stemt bevindingen af met control.
Je hebt contact met de verschillende afdelingen.
Je dient subsidieaanvragen tijdig en volledig in.
Je signaleert en beheerst subsidierisico's vroegtijdig.
Je rondt controles en audits zonder noemenswaardige bevindingen af.
Je stelt einddeclaraties correct en tijdig vast.
Resultaatopdracht
Subsidieaanvragen indienen: 100% van de subsidieaanvragen wordt volledig en uiterlijk vóór de gestelde indieningsdeadline ingediend.
Weekstaten verwerken: 100% van de ontvangen weekstaten wordt binnen 5 werkdagen na ontvangst verwerkt in de administratie.
Kwaliteit weekstaten bewaken: Minimaal 95% van de weekstaten wordt volledig en correct ingevuld aangeleverd; afwijkingen worden binnen 3 werkdagen teruggekoppeld aan de verantwoordelijke afdeling.
Tijdige verwerking realiseren: Wekelijks wordt gemonitord dat alle weekstaten vóór de interne deadline zijn verwerkt, met een nalevingspercentage van minimaal 98%.
Administratie en bewijsstukken beheren: 100% van de vereiste bewijsstukken en deelnemersdossiers wordt verzameld, gecontroleerd en digitaal gearchiveerd conform ESF-richtlijnen.
Voortgang rapporteren: Maandelijks wordt een voortgangsrapportage opgesteld en verstrekt aan management en control.
Afstemming met control: Bevindingen uit controles worden binnen 10 werkdagen besproken en waar nodig opgevolgd met corrigerende maatregelen.
Interne samenwerking: Minimaal eens per maand vindt afstemming plaats met betrokken afdelingen over de voortgang, naleving en eventuele knelpunten binnen subsidieprojecten.
Naleving ESF-richtlijnen: Alle projectdossiers voldoen gedurende de gehele projectperiode aan de geldende ESF-richtlijnen en subsidievoorwaarden.
Risicobeheersing: Subsidierisico's worden minimaal elk kwartaal geïnventariseerd en geregistreerde risico's worden binnen 20 werkdagen voorzien van beheersmaatregelen.
Audit- en controlegereed werken: Minimaal 95% van de controles en audits wordt afgerond zonder materiële bevindingen of financiële correcties.
Einddeclaraties opstellen: 100% van de einddeclaraties wordt correct vastgesteld en ingediend binnen de geldende termijn.
Arbeidsomvang
Uren: 20 uur per week, flexibel in te delen over de werkweek.
Gewenste eigenschappen
Nauwkeurig
Proactief
Verantwoordelijk en zelfstandig kunnen werken
Eisen
- Je hebt HBO werk-en denkniveau
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het verzamelen en beoordelen van bewijsstukken
- Ervaring bij ESF projecten of soort gelijke subsidie projecten is een pré
Extra informatie
Competenties
Je hebt goede communicatieve vaardigheden
Je bent zelfstandig, gestructureerd en doel/ resultaatgericht
Je bent nauwkeurig
Je bent proactief
Je sollicitatie dient uiterlijk 8 september 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
