Functie
Functie: Bestuurssecretaresse
Jij bent de onmisbare schakel in het hart van de organisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur en zorg je dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of plannen veranderen.
Wat ga je doen?
Belangrijkste taken:
Beheren van agenda’s en prioriteren op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen.
Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en snel schakelen bij agendawijzigingen.
Voorbereiden van het wekelijkse directeurenoverleg: aanleveren van stukken en klaarmaken van de agenda.
Eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe relaties.
Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
Bewaken van voortgang van afspraken en regelen van vervoer, etentjes en attenties.
Signaleren van knelpunten in de planning, vooruit plannen en zorgen dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.
Wat neem je mee?
Persoonlijke eigenschappen:
Doortastend, assertief en met een gezonde dosis humor.
Goed kunnen relativeren en schakelen tussen verschillende belangen.
Zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
Kennis en ervaring:
Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
Afgeronde secretariële opleiding (bijv. directiesecretaresse, managementassistent, officemanagement).
Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
Digitale vaardigheden, o.a. in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.
Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en een positieve, proactieve werkhouding.
Team en werkomgeving
Je werkt binnen een directiesecretariaat en ondersteunt het bestuur. In het team ondersteunen we elkaar: bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig. Dit vraagt flexibiliteit in werkdagen en levert een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.
Cultuur
Iedereen wordt aangemoedigd zichzelf te laten zien, ideeën te delen en voor zichzelf op te komen. Er is begrip en aandacht voor iedereen; jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil voor jezelf, je team en de stad.
Eisen
- Aanbestedende dienst heeft beoordeeld of de opdracht geschikt is om te worden uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. Hierbij is onder meer gekeken naar de aard van de werkzaamheden, de benodigde aansturing tijdens de uitvoering, de organisatorische inbedding van de functie en de mate waarin sprake is van zelfstandig ondernemerschap. Daarbij heeft aanbestedende dienst geconcludeerd dat uitvoering van deze opdracht door een zelfstandig ondernemer leidt tot een onaanvaardbaar risico op het ontstaan van een arbeidsrelatie die mogelijk kwalificeert als (schijn)zelfstandigheid dan wel dienstbetrekking. Om die reden staat deze opdracht niet open voor uitvoering door zelfstandig ondernemers. Geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst) zijn daarbij niet toegestaan
- Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de bijgevoegde 'Aanvullende arbeidsvoorwaarden / inlenersbeloning' en zal deze voorwaarden toepassen indien de opdracht aan inschrijver wordt gegund: Bekijk document (via Ctrl+Klik)
- Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement
- Uw kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse
- Uw kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Deze ervaring is opgedaan binnen een overheidsorganisatie
- Uw kandidaat is minimaal 3 dagen per week aanwezig op kantoor
Gunningscriteria
- Uw kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 10 jaar ervaring als bestuurssecretaresse in een overheidsorganisatie
- Uw kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning van een bestuurder binnen een gemeentelijke organisatie, zoals een wethouder of burgemeester
- Uw kandidaat kan starten op de startdatum van deze opdracht/aanvraag
Extra informatie
Competenties
Resultaatgericht
Positieve en proactieve werkhouding
Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
Organiseren en plannen
Bestuurlijke sensitiviteit
Omgevingsbewustzijn
Samenwerken
Flexibiliteit
Stressbestendigheid
Assertiviteit
Professionele stevigheid De datum dinsdagmiddag 15 september is gereserveerd voor persoonlijke gesprekken. Wij verzoeken u (uw kandidaat) vriendelijk hier reeds rekening mee te houden
Je sollicitatie dient uiterlijk 14 september 2026 om 06:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
