Functie
Functieoverzicht
Opdracht voor een documentmanagement-professional om een samenhangend fundament voor documentbeheer te ontwerpen dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).
Doel
Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, aansluit op M365 en voldoet aan compliance-eisen.
Scope (in-scope)
IST-analyse en GAPS: huidige situatie, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-gebruik, archivering
Definitiekader: begrippen (document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap)
Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus, enz.)
Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
Procedurehandboek: concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
Implementatie roadmap: quick wins, middellange termijn, prioriteiten- en risicomatrix
Scope (out-of-scope)
Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie
Technische inrichting van systemen
Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
Trainingen en change management
Te leveren producten
M1: IST-analyse & GAPS (ca. 10–15 pagina's)
Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-inrichting, archivering, governance
Beleid en procedures: bestaand versus ontbrekend
Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen
M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (ca. 15–25 pagina's)
Begrippenkader: 15–20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
Classificatiemodel: niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol
M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (ca. 10–15 pagina's)
Rollen met doel, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
RACI-matrix voor alle documentbeheeractiviteiten
Escalatiemodel en compliance-rapportage
Besluitvormingsmodel
M4: Beleidskader Documentbeheer (ca. 15–20 pagina's)
Beleidsregels voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
Geschikt voor bestuurlijke vaststelling
M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (samengevoegd; ca. 45–60 pagina's)
Deel A – Procedurehandboek Documentbeheer (ca. 20–25 pagina's): uitgewerkte procedures voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, wijzigen eigenaarschap, periodieke review; per procedure doel, trigger, stappenplan, rollen, input/output, uitzonderingen.
Deel B – M365 Normenkader & Inrichtingseisen (ca. 12–18 pagina's): functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management; per onderdeel eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol.
Deel C – Eindrapport & Implementatie roadmap (ca. 10–15 pagina's): samenvatting van bevindingen, roadmap Fase II (quick wins, middellange en lange termijn), prioriteiten- en risicomatrix, basis voor managementbesluit.
Integrale kwaliteitseisen: samenhangend integraal projectrapport; peer-reviewed; cross-references tussen Procedures, M365-eisen en Roadmap; geschikt voor bestuurlijke vaststelling en operationalisering.
Planning & werkwijze
Looptijd: 20 weken
Type opdracht: resultaatgericht; de professional bepaalt in samenspraak met de stuurgroep de aanpak en planning
Ondersteuning: werkgroep met vertegenwoordigers van relevante functionele disciplines
Acceptatiecriteria
Producten volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status
Producten voldoen aan de inhoudelijke eisen zoals beschreven
Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen
Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven
Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering
OrganisatieSamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).
Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.
Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.
Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer
- Aantoonbare werkervaring M365-architectuur
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer
Gunningscriteria
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering
- Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet)
Extra informatie
Competenties
Sterke communicatieve vaardigheden
Besluitvaardig
Resultaatgericht
Analytisch vermogen
Stressbestendig
Zelfstandig werkend
Je sollicitatie dient uiterlijk 15 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
