Functie
Opdracht: Begeleider informatieopschoning
Rol en doel
Doel: Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak (een “wasstraat”) om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking.
Resultaten
Opgeruimde en beheerde werkomgevingen met alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek.
Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
Professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s.
Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.
Gewenste situatie
De wasstraat is organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.
Taken en werkzaamheden
Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere en actuele informatie.
Dagelijkse projectleiding en -verantwoording inclusief planning, sturing en rapportage.
Afdelingsgewijze uitvoering van de schoningsaanpak.
Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten.
Vertaling van de huidige opslag naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; verrijking met metadata waar nodig.
Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata.
Begeleiden, uitleg geven en coachen van medewerkers tijdens uitvoering en bij beslissingen over meenemen, verwijderen, archiveren of verplaatsen van bestanden.
Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.
Wij vragen
Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en een grove planning om de doelstellingen te bereiken.
Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
Aantoonbare ervaring met uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling.
Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.
Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.
OrganisatieNieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Eisen
- Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s)
- De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein; vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur, behaalde resultaat en referenten
Gunningscriteria
- Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
- Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
- Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel of niet gerealiseerd te krijgen
- De wijze waarop opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding
- Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van opdrachtnemer
- De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld
Extra informatie
Competenties
Projectmanagement
Draagvlak creëren
Proactief
Communicatief vaardig
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 17 september 2026, tussen 08:30 uur en 12:30 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 14 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
