Functie
Functie
Kwartiermaker Kabinetszaken
Doel van de opdracht
Doel: Kabinetszaken stabiliseren, structureren en professionaliseren zodat er een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. Je brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt dat overeengekomen verbeteringen daadwerkelijk worden ingevoerd.
Rol en inzet
Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen afgesproken kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.
Gevraagde resultaten
Analyse huidige situatie — Een analyse van taak- en rolverdeling, eigenaarschap, planning en prioritering, overlegstructuur, werkprocessen, budgettering en financiële sturing, samenwerking met aanpalende teams en kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging. De analyse bevat knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.
Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken — Een concreet en uitvoerbaar advies met minimaal voorgestelde taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden en eigenaarschap, voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur, planning- en prioriteringssystematiek, inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking, samenwerkingsafspraken, voorstel voor kennisborging en continuïteit, en prioriteiten voor eventuele vervolgfase.
Implementatie eerste verbetermaatregelen — Waar besluitvorming plaatsvindt voer je verbeteringen direct door: invoeren of aanscherpen van werkafspraken, vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk, inrichten van werkbaar overleg- en planningsritme, inzichtelijk maken van eigenaarschap, beschikbaar maken van systematiek voor prioriteiten en voortgang, en realiseren van eerste verbeteringen in samenwerking met andere organisatieonderdelen.
Financieel overzicht en beheersing — Een werkbare systematiek waarmee beschikbare budgetten inzichtelijk zijn, uitgaven gevolgd kunnen worden, financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn en periodiek gestuurd kan worden op budget en prioriteiten.
Borging en overdracht — Een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, gerealiseerde verbeteringen, vastgelegde werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden, planning- en overlegstructuur, financieel overzicht, resterende aandachtspunten en advies voor een eventuele vervolgfase, zodat de organisatie zelfstandig verder kan werken.
Inhoudelijke werkzaamheden
Gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders
Bestaande werkprocessen en documenten analyseren
Taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken
Knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren
Verbetermaatregelen ontwikkelen
Werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen
Implementatie van verbetermaatregelen begeleiden
Budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken
Kennisoverdracht organiseren
Adviseren van teamleiding en andere betrokkenen
Vereiste praktijkkennis
Je hebt aantoonbare kennis van de dagelijkse kabinetspraktijk, waaronder ervaring met:
Representatieve en protocollaire ondersteuning
Koninklijke onderscheidingen
Officiële ontvangsten en bestuurlijke bijeenkomsten
Herdenkingen en ceremoniële activiteiten
Bestuurlijke speeches en teksten
Voorbereiding en begeleiding van activiteiten van burgemeester en/of wethouders
Zelfstandigheid en uitvoering
Je bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd en organiseert je eigen werkzaamheden en planning.
Je wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering en ontvangt geen hiërarchische leiding.
Je legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten en wordt beoordeeld op de overeengekomen deliverables.
OrganisatieBarneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.
Gemeente Barneveld is een groeiende gemeente met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter. Met ruim 650 medewerkers wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke en bestuurlijke opgaven voor inwoners, ondernemers en partners. Kabinetszaken maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning. Binnen dit team zijn onder andere juridische zaken, inkoop, economische zaken, gebiedsregie en het bestuurs- en managementsecretariaat ondergebracht. Het kabinet vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van de burgemeester en het college. De werkzaamheden omvatten onder andere ceremoniële, protocollaire en representatieve ondersteuning, Koninklijke onderscheidingen, officiële ontvangsten, herdenkingen, bezoeken, toespraken en bestuurlijke communicatie. De groei van de gemeente, de ambities van het bestuur en de ontwikkeling van de bestuurlijke ondersteuning maken het noodzakelijk om de inrichting en werkwijze van Kabinetszaken verder te professionaliseren.
Eisen
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap
- Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid
- Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd
- Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen
- Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de regio de Gelderse Vallei
Extra informatie
Competenties
Bestuurlijke sensitiviteit
Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
Analytisch vermogen
Verbindend
Oplossingsgericht
Uitstekende communicatieve vaardigheden
Strategisch denker met uitvoeringskracht
Procesregisseur
Structuurbrenger
Organisatiesensitief
Veranderkundig vermogen
Coachende vaardigheden
Financieel overzicht kunnen aanbrengen
Schrijfvaardigheid op bestuurlijk niveau
Praktische inzetbaarheid in de dagelijkse kabinetspraktijk
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland tussen 24 september en 28 september 2026
Je sollicitatie dient uiterlijk 22 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
