Functie
Jouw functie
Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen en maakt deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.
Voor de afdelingsmanagers
Beheren van complexe agenda’s en prioriteren bij het plannen van afspraken
Plannen van vergaderingen, aanmelden van externe bezoekers en verspreiden van stukken ter voorbereiding
Verslaglegging en opstellen van actielijsten van overleggen indien nodig
Proactief oppakken van taken uit de mailbox van de afdelingsmanager in goed overleg
Ondertekenen van vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager
Bespreken van jaarbonnen met afdelingsmanagers en teamleiders en zorgen voor de aanvraag
Voor de afdeling
Faciliteren van ketensessies en zorgen dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld
Organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten en het boeken van geschikte locaties
Voor het secretariaat
Bijhouden van een overzicht van locaties die de gewenste kwaliteit leveren
Nauw samenwerken met collega’s binnen het team en elkaar vervangen bij afwezigheid
Tijdig signaleren van knelpunten in ondersteuning en processen en voorstellen van oplossingen binnen het team
Zorgen voor een plezierige samenwerking en bijdragen aan het soepel laten verlopen van werkzaamheden
Bijdragen aan de resultaten van het team
Jouw profiel
Proactieve en ondernemende instelling
Accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht
Motivatie om binnen een dynamische afdeling gezamenlijk resultaten te behalen
Denkt actief mee, is omgevingsbewust, kan goed samenwerken en verbindingen leggen tussen mensen en belangen
In staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken
Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
OrganisatieOnze organisatie
Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.
Eisen
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar
- Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams
- Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar
Gunningscriteria
- Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion
- Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie
- Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist
- Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem
Extra informatie
Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 05:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
