Functie
Functie: Bestuurssecretaresse
Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Je bereidt de burgemeester voor op bestuurlijke overleggen, bijvoorbeeld met ondernemers of maatschappelijke organisaties, en regelt alle benodigde afstemming, stukken, deelnemers en communicatie. Je bewaakt agenda’s, filtert informatie en houdt oog voor wat echt belangrijk is. Je werkt mee aan digitalisering en verbetering van werkprocessen en springt moeiteloos bij bij afwezigheid van collega’s.
Taken en verantwoordelijkheden
Agenda- en planningbeheer: je beheert een agenda die praktisch klopt en aansluit bij politieke actualiteit en gevoeligheden; je voelt aan wanneer iets verschuift, speelt of versneld moet worden.
Voorbereiding bestuurlijke overleggen: je zorgt dat overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden.
Regie en uitvoer: je weet wanneer je op de voorgrond treedt en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt.
Prioriteren en discretie: je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af, handelt discreet en leest tussen de regels.
Samenwerking: je stemt af met collega’s van het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
Continuïteit en kwaliteit: je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.
Eisen
- Minimaal een afgeronde Mbo opleiding in een secretariële of administratieve richting
- Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
- Digitale vaardigheden met Microsoft 365
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
Gunningscriteria
- Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
- Kennis van Djuma, iBabs of Notu
- Biz is een pré
Extra informatie
Competenties
Organisatorisch sterk
Proactief
Nauwkeurig
Communicatief vaardig
Betrouwbaar en discreet
Flexibel
Stressbestendig
Leergierig
Dienstverlenend ingesteld
Opleiding en ervaring
Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting
Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
Digitale vaardigheden met Microsoft 365
Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré
Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
Arbeidsomvang en vorm
Uren: 36 uur (fulltime werkweek)
Arbeidsvorm: detachering, tijdelijk ter vervanging; optie tot verlenging niet uitgesloten
Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
