Functie
Programma Management Assistent
Taken en verantwoordelijkheden
Secretariële werkzaamheden: beheren van agenda’s en maken/verzetten van afspraken met goede prioriteitsstelling; afhandelen van vragen, verzoeken en gesprekken; organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen (meestal intern, soms extern); voorbereiden van overleggen met de programmamanager/projectleider (agenda, verzamelen stukken) en notuleren indien nodig; bewaken van follow-up en voortgang van afspraken.
Administratieve werkzaamheden: organiseren en structureren van de Teams-omgeving van het programma en de projecten; ondersteunen van collega’s in het gebruik van Teams; beheren van de mailbox (controle, doorzetten, beantwoorden routinematige mail, nemen van vervolgacties, archiveren); ondersteunen bij archivering van stukken en mails; doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
Overig: bijhouden van planningen en bewaken van voortgang; leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen; rapporteren over voortgang van werkzaamheden; maken van overzichten en planningen onder regie van projectleiders of programmamanager.
Vereisten
MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
Enkele jaren ervaring als programma-assistent/-ondersteuner of projectondersteuner (graag benoemen in het CV).
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Goede kennis van het MS-Officepakket.
Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.
Aanvullende informatie
Sollicitatiedocumenten: CV en motivatie toegespitst op de opdracht, in het Nederlands en bij voorkeur in PDF; in de motivatie onderbouw je dat je beschikt over de gevraagde competenties.
Beschikbaarheid vacature: bij voldoende aanbod kan de rol eerder gesloten worden.
Geschiktheidseis: als je eerder in dienst bent geweest bij de gemeente Eindhoven geldt een tussenperiode van twee jaar voordat herplaatsing mogelijk is.
Startvoorwaarden: bij definitieve plaatsing vindt een pre-employmentscreening plaats; je mag starten nadat deze is afgerond.
Legitimatie: je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat zowel bij intake als op de startdatum geldig is en kan worden gecontroleerd.
Eisen
- MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift
- Goede kennis MS-Officepakket
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
- Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)
Gunningscriteria
- MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
Extra informatie
Je sollicitatie dient uiterlijk 30 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
