Functie
Functieomschrijving
Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.
Taken en verantwoordelijkheden
Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.
Werkwijze en tools
Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.
Wie zoeken we?
Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.
OrganisatieHet beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken als natuurbeheer en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan energietransitie, de stikstofproblematiek of klimaatadaptatie (voorbereiden op het veranderende klimaat).
Dat doen we met ruim 700 collega's met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs. En samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en de inwoners van Zeeland.De Middelburgse Abdij is de thuisbasis van provinciemedewerkers en het Zeeuws provinciebestuur.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Aantoonbare werkervaring met MS Office
- Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen
Gunningscriteria
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
- Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
- Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
- Aantoonbare werkervaring met iBabs
Extra informatie
Competenties
Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn
Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft
Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie
Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen
Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties
Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek
Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken
Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs
Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen
Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie
Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, collega's en externe contacten
Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland opdinsdag 13 oktober 2026
Je sollicitatie dient uiterlijk 6 oktober 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
