Functie
Opdracht
Voor het bestuurssecretariaat zoeken wij een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Jij ondersteunt het bestuur optimaal en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.
Organisatie werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.
Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.
Eisen
- Minimaal een afgeronde secretaresseopleiding
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
- Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden
- Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden
- Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie
Extra informatie
Competenties
Flexibiliteit
Zelfstandigheid
Klantgerichtheid
Schriftelijke communicatie
Plannen en organiseren
Interview Datum
gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 9 oktober vanaf 13:00 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 6 oktober 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
