Functie
Functie
Documentalist
Hybride functie met regelmatige aanwezigheid op de projectlocatie in Den Bosch gewenst vanwege de ondersteunende en coördinerende rol binnen het documentbeheer.
Opdrachtomschrijving
Uitvoeren van het beheer op de archivering in het Document Management Systeem (DMS) door (project)medewerkers: registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Zorgen voor een actueel ordeningsplan en het waarderen van dossiers.
Beheren van autorisaties: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix, verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS.
Geven van training en opleiding aan (project)medewerkers en coachen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren.
Opstellen en bijhouden van werkinstructies, handleidingen en andere middelen voor documentbeheer.
Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.
Toezien op het juiste verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen/ routeren van juiste informatie.
Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen conform het LFB-proces.
Resultaat opdracht
Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever dat voldoet aan kwaliteitseisen (ordeningen, waarderen/selecteren, toepassen van metadata).
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Het archief is WOO-bestendig.
Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Meest essentiële competenties
Analyseren / analytisch denkvermogen
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-on mentaliteit
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn
Pro-actieve instelling
Plannen en organiseren
Zelfontwikkeling
Zelfstandigheid
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
- Beheersing van de Nederlandse taal.
Gunningscriteria
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
- EisenMinimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleidingMeer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiverenErvaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelenZelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellenBij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaamBij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuldGeen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaanVermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatieHet is niet toegestaan om boven het max tarief aan te biedenGraag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersenBij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen
- Het is een pre als kandidaten kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten hebben
- Bij voorkeur hebben kandidaten kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Idealiter heeft de kandidaat ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens
Extra informatie
Je sollicitatie dient uiterlijk 6 oktober 2026 om 08:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
