Functie
Functie
Als griffiemedewerker ondersteun je de griffie en de leden van de raad en commissies op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied.
Belangrijkste taken
Je ondersteunt de raad en de griffie secretarieel en organisatorisch.
Je bereidt bijeenkomsten en vergaderingen voor, stelt de agenda op en maakt vergaderstukken gereed.
Je publiceert raadsstukken en verwerkt ingekomen en uitgaande post volgens afgesproken werkprocessen.
Je bent de spil in de afhandeling van vragen aan ambtenaren en het college.
Je zorgt voor afstemming met facilitaire dienst, afdeling HR, ICT-dienst en Financiën.
Je beheert het raadsinformatiesysteem (RIS), verleent service op het gebied van het RIS en houdt de informatie up-to-date.
Je bent het aanspreekpunt voor vragen van raadsleden en inwoners.
Samenwerking en werkomgeving
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders betreft het een structurele rol die volledige inbedding in de organisatie vereist.OrganisatieHet is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om het in de gemeente De Bilt, voor de 42.000 inwoners, nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. De gemeenteraad en de griffie dragen hieraan bij. Het team van de griffie bestaat uit zes medewerkers. De griffie van De Bilt heeft een ambitie om de gemeenteraad verder te versterken, onder meer op het gebied van raadscommunicatie, informatievoorziening en beleidsvorming.
Als griffiemedewerker zorg jij ervoor dat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen.Je werkt in het hart van de lokale democratie en zit dicht op de politieke actualiteit van De Bilt. Geen dag is hetzelfde: het ene moment bereid je een raadsvergadering voor, het volgende moment help je een raadslid met een vraag of zorg je ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.Het leuke aan deze functie is dat je niet alleen administratief bezig bent. Je krijgt van dichtbij mee wat er speelt in de gemeente en welke onderwerpen voor inwoners belangrijk zijn.
Je begrijpt hoe de besluitvorming verloopt en hebt contact met verschillende mensen binnen en buiten het gemeentehuis. Ook inwoners weten de griffie te vinden wanneer zij bijvoorbeeld contact willen met de gemeenteraad, willen inspreken of een onderwerp onder de aandacht van de raad willen brengen. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt, goed kunt organiseren en makkelijk communiceert. Je voelt aan wanneer iets aandacht nodig heeft en kunt goed omgaan met vertrouwelijke of politiek gevoelige informatie. Je komt terecht in eenklein, hecht griffieteam met korte lijnen. Je werkt zelfstandig en kunt tegelijkertijd altijd terugvallen op je collega’s.
Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.
Eisen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als griffiemedewerker of als medewerker bestuurssecretariaat met vergelijkbare werkzaamheden
Gunningscriteria
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig uitvoeren van informatie- en besluitvormingsprocessen bij een gemeente
- Beschikbaar per 1 november 2026 voor 36 uur per week
- Kandidaat is bereid op werkdagen fysiek op het gemeentehuis aanwezig te zijn
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van raadsinformatiesystemen (RIS)
Extra informatie
Competenties
Heeft talent om nieuwe informatie en processen snel eigen te maken
Kan energie halen uit zowel inhoudelijk als secretarieel werk
Is stressbestendig in drukke tijden en in omgang met (soms boze) inwoners, raadsleden of ambtelijke collega’s
Is nauwkeurig
Is georganiseerd
Is in staat zelfstandig te werken
Is servicegericht
Heeft affiniteit met politiek en politiek-bestuurlijke processen
Is enthousiast
Is leergierig
Kan prioriteiten stellen
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 29 september 2026 (eerste gesprek) en vrijdag 2 oktober 2026 (tweede gesprek) tussen 10
Je sollicitatie dient uiterlijk 21 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
