Functie
Administratief Medewerker (tijdelijk)
Functieomschrijving
Rol: Je ondersteunt het team Leerplicht/Doorstroompunt door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, onderhouden van contacten en bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze, zodat leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches zich kunnen richten op hun wettelijke taken.
Taken
Administratieve ondersteuning en uitvoeren van werkprocessen.
Dagelijkse representatieve en fysieke ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches.
Verdelen van verzuim- en VSV-meldingen vanuit DUO.
Eerste onderzoek verrichten in werkprocessen t.b.v. leerplicht- en RMC-wetten.
Monitoren van lopende vrijstellingen en hierop anticiperen.
Administratief afhandelen van processen-verbaal.
Secretariële werkzaamheden voor het team.
Deelname aan interne en externe werkoverleggen.
Verstrekken van overzichten over verzuimmeldingen.
Onderzoeken van Burgerzaken-aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht.
Ondersteunende werkzaamheden voor senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.
Hand- en spandiensten voor LP/DSP; aanvullen van administratieve voorraden.
Kennis van de wet WPG en handelen conform die wet.
Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja.
Beheren van algemene mailbox en telefoon; communicatie en contactbeheer.
Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO.
Beantwoorden/registreren van enkelvoudige vragen van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; zo nodig doorverwijzen.
Opstellen van representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails).
Contact onderhouden met verzuimmedewerkers van scholen.
Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage
Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen.
Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken).
Bijdragen aan veranderproces en optimalisatie van veranderende vraagstukken.
Beheer van het zaaksysteem voor administratie.
Planning, organisatie en teamondersteuning
Fysieke aanwezigheid op kantoor.
Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes.
Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender.
Maken van overzichten van meldingen en verdeling onder medewerkers; bewaken van gelijkmatige verdeling (DSP, VSV, verzuim).
Resultaten
Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van buitenscholen).
Correcte en representatieve communicatie, intern en extern.
Actuele en volledige registratie in de systemen.
Efficiënte administratieve processen met oog voor verbetering.
Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.
OrganisatieIedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.
Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
- Aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met RMC-wetgeving, VSV (Voortijdig Schoolverlaten) en de Wet van school
- Bereidheid om 2 dagen per week fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
Gunningscriteria
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
- Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem, gekoppeld aan Doorstroompunt
- Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van administratieve dossiers en het bewaken van de wettelijke termijnen
Extra informatie
Competenties
Zelfstandige en proactieve werkhouding
Representatief en foutloos kunnen corresponderen
Sterke beheersing van automatisering en digitale communicatie
Accuraatheid
Flexibiliteit
Integriteit
Privacybewustzijn
Dienstverlenende houding
Interview Datum
gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 30 september 2026 van 09:00 uur tot 11:00 uur
Je sollicitatie dient uiterlijk 25 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
