Functie
Functieomschrijving
Je ondersteunt de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. Je draagt bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving zodat documenten uniform, conform en duurzaam worden beheerd. Omvang: 32–36 uur per week.
Verantwoordelijkheden
Inrichten en beheren archiefomgeving: opzetten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde (en indien nodig zelf ontwikkelde) kaders en richtlijnen.
Registratie, metadatering en opslag: zorgen voor systematische registratie, metadatering en correcte opslag zodat documenten snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
Periodieke archivering: periodiek archiveren van documenten uit samenwerkingsruimten in archiefsystemen zoals Digidoc en vergelijkbare systemen.
Procesregistratie en metadata: bijhouden van procesregistratie inclusief procesmetadata.
Kwaliteitsbewaking en naleving: invoeren en uitvoeren van kwaliteitscontroles en zorgen dat de informatiehuishouding voldoet aan Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
Signaleren en verbeteren: signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.
Samenwerking en ketenbeheer: afstemmen met interne belanghebbenden en externe ketenpartners over ordening, classificatie en overdracht van informatie.
Maatwerkoplossingen: ontwikkelen van oplossingen die aansluiten op tactische standaarden maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.
Kennisbeheer en continuïteit: ondersteunen bij instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren.
Trainingen en bewustwording: initiëren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.
Rapportage en feedback: opzetten van een periodiek rapportagesysteem en bijdragen aan een feedbackmechanisme voor doorlopende verbetering van standaarden.
Eisen
- Opleiding: minimaal HBO werk- en denkniveau; relevante hbo-opleiding in informatiebeheer, informatiemanagement of archiefwetenschappen of gelijkwaardig.
- Ervaring: minimaal 3 jaar werkervaring met informatiebeheer.
- Wettelijke kaders: bekend met of bereid snel kennis te maken met Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en bijbehorende richtlijnen.
- Werkhouding: analytisch en gestructureerd, in staat complexe informatiestromen overzichtelijk te maken.
- Overheidservaring: ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré, maar geen vereiste.
- Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
- Kandidaat beschikt over kennis van en minimaal 3 jaar werkervaring met informatiebeheer
Gunningscriteria
- Mate van kennis en ervaring met informatiebeheer
- Ervaring met documentmanagementsystemen en archivering
- Beschikbaarheid van de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in cv, motivatie en/of gesprek)
- Ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever
- Mate waarin de kandidaat kennis en ervaring heeft met informatiebeheer
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met document management systemen en archivering
- Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden
- Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever
- Competenties
- Je bent communicatief sterk
- Je bent zelfstandig
- Je bent een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak
Extra informatie
Competenties
en vaardigheden
Communicatief sterk
Zelfstandig
Verbindend: collega's weten te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak
Je sollicitatie dient uiterlijk 7 september 2026 om 05:15 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
