Functie
Functie
Als trainee informatiebeheer maak je kennis met alle facetten van informatiebeheer en maak je integraal deel uit van het DIV-team. Je werkt mee in dagelijkse werkzaamheden (o.a. post- en e-mailregistratie, interne archiefvragen), behandelt mail van het DIV-team en doet ervaring op in zowel dagelijkse praktijk als organisatiebrede verbeterprojecten. Je voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega's binnen geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken.
Kernopdrachten
Opdracht 1: Implementeren van het kwaliteitssysteem
Je werkt mee aan de implementatie en vaststelling van het kwaliteitssysteem. Je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem, voltooit dit in samenwerking met collega's van DIV en richt, samen met collega DIV, de benodigde kwaliteitscontroles in om processen structureel te monitoren en te verbeteren. Je draagt actief bij aan het borgen van kwaliteit, uniformiteit en naleving van afspraken.
Het kwaliteitssysteem is vastgesteld, geïmplementeerd en organisatiebreed geborgd.
DIV-processen zijn beschreven, gestandaardiseerd en opgenomen in het kwaliteitssysteem.
Kwaliteitscontroles zijn ingericht om naleving en verbeterpunten structureel te monitoren.
Medewerkers werken volgens uniforme werkwijzen en kwaliteitsafspraken.
De kwaliteit van dienstverlening en informatiehuishouding is aantoonbaar verbeterd.
De organisatie voldoet beter aan relevante wet- en regelgeving en interne kwaliteitsnormen.
Er is een basis gelegd voor continue verbetering en kwaliteitsbewust werken.
Opdracht 2: Opstellen en actualiseren van DIV-handboeken
Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies. Je zorgt dat documentatie aansluit bij actuele wet- en regelgeving, organisatiebeleid en werkprocessen, stemt wijzigingen af met betrokken collega's en zorgt voor heldere, uniforme en toegankelijke vastlegging van afspraken.
Actuele en vastgestelde DIV-handboeken, procedures en werkinstructies.
Uniforme en efficiënte werkwijzen binnen DIV.
Verbeterde kennisborging en continuïteit door heldere procesdocumentatie.
Hogere kwaliteit van de informatiehuishouding door actuele en betrouwbare werkinstructies.
Structureel beheer van handboeken en procedures met tijdige actualisaties.
Betere naleving van wet- en regelgeving en interne kwaliteitsafspraken.
Opdracht 3: Digitale archivering
Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling en verbetering van digitale archivering. Je adviseert over de inrichting van digitale archiefprocessen, ziet toe op juiste toepassing van wet- en regelgeving, beleid en procedures, ondersteunt collega's bij duurzaam, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie en doet verbetervoorstellen voor een toekomstbestendige informatiehuishouding.
Digitale informatie wordt duurzaam, toegankelijk en compliant gearchiveerd.
Archiveringsprocessen zijn ingericht en geborgd.
De kwaliteit, volledigheid en vindbaarheid van digitale dossiers zijn verbeterd.
Medewerkers worden ondersteund bij correct informatiebeheer.
Risico’s binnen informatiebeheer worden beheerst en geminimaliseerd.
De organisatie voldoet beter aan eisen voor archiefbeheer en informatiehuishouding.
Er zijn verbeteringen doorgevoerd voor toekomstbestendige digitale archivering.
OrganisatieWerken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega’s bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega’s. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze Promotiefilm.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
- Aantoonbare werkervaring met archiefwerkzaamheden
- Aantoonbare werkervaring met het inventariseren en beheren van archief- of informatiedossiers
- Aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie
Gunningscriteria
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Aantoonbare werkervaring bij een gemeente
- Aantoonbare werkervaring met administratieve processen en nauwkeurige dossiervorming
- Aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van archief- of informatiedossiers
Extra informatie
Competenties
Beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden
Beschikt over goede schriftelijke communicatieve vaardigheden
Beschikt over goede digitale vaardigheden
Beschikt over een leergierige werkhouding
Beschikt over een proactieve werkhouding
Beschikt over een zelfstandige werkhouding
Is in staat zelfstandig te werken
Is in staat in teamverband te werken
Je sollicitatie dient uiterlijk 10 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
