Functie
Functie
Zeer ervaren en nauwkeurige administratief ondersteuner ter tijdelijke versterking van een HR-projectteam tijdens een omvangrijke reorganisatie. Je verwerkt grote hoeveelheden personeelsinformatie en verzorgt formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers. De functie vraagt zelfstandig, discreet en zorgvuldig werken met een sterke focus op kwaliteitscontrole.
Wat ga je doen?
Belangrijkste taken
Administratief voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau.
Uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen waarbij gegevens uit spreadsheets worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word.
Beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten; actief signaleren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens.
Zorgvuldig controleren van de uitkomsten van samenvoegbewerkingen en waar nodig corrigeren van gegevens of signaleren van afwijkingen.
Opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven uit grote samengevoegde bestanden.
Gereedmaken van individuele correspondentie voor verzending en zorgen voor correcte administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers.
Controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld.
Bewaken van volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie.
Zorgvuldig administreren en bijhouden van voortgang en status van verschillende communicatiemomenten.
Bewaken van deadlines en tijdig signaleren van eventuele knelpunten.
Ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie.
Wie zoeken wij?
Een ervaren administratief professional die uitblinkt in het zorgvuldig verwerken en controleren van grote hoeveelheden gegevens en vertrouwelijke informatie, met een scherp oog voor detail. Je controleert, vergelijkt, signaleert en vraagt door wanneer iets niet klopt.
Must-haves
Ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten.
Ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten.
Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie.
Zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken.
Ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens.
Ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
Zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn.
Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines.
Vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat.
Pré's
Ervaring binnen het hoger onderwijs.
Ervaring met HR-administratie.
Persoonsprofiel
Zorgvuldig, discreet, zelfstandig en stressbestendig.
Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie en begrip voor de persoonlijke impact van de communicatie die je voorbereidt.
Houdt van structuur, controle en overzicht; werkt graag met grote hoeveelheden gegevens en documenten en controleert of alles klopt.
Alert en onderzoekend: signaleert afwijkingen en stemt waar nodig tijdig af met het HR-projectteam.
Eisen
- Je beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten
- Je beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en documenten
- Je beschikt aantoonbaar over aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie
- Je beschikt aantoonbaar over zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken
- Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het controleren van grote bestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen, dubbele records en ontbrekende gegevens
- Je beschikt aantoonbaar over ervaring met vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie
- Je beschikt aantoonbaar over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Je beschikt aantoonbaar over een zeer hoge mate van nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn
- Je beschikt aantoonbaar over uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor planning en deadlines
- Je beschikt aantoonbaar over het vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit van het eindresultaat
Gunningscriteria
- Het is een sterke pré wanneer je beschikt over: ervaring binnen het hoger onderwijs
- Het is een sterke pré wanneer je beschikt over: ervaring met HR-administratie
Extra informatie
Je sollicitatie dient uiterlijk 21 september 2026 om 07:00 uur door ons te zijn ingediend, voorzien van een motivatie (waarin wordt toegelicht hoe aan de eisen en gunningscriteria wordt voldaan) en twee referenties. Wij ontvangen je gegevens graag minimaal één werkdag vóór de sluitingsdatum.
